So reduzieren Sie kurzfristige Reservierungsänderungen

Ein Gast ruft 10 Minuten vor der Buchung an und sagt, dass er sechs statt vier Personen mitbringt. Oder schlimmer noch, sie rufen an, um ihre Reservierung um eine Stunde nach hinten zu verschieben, und zwar genau in Ihrem am stärksten frequentierten Zeitfenster. Last-Minute-Reservierungsänderungen stören die Anordnung Ihrer FOH-Tische und führen zu Engpässen in der Küche. Sie möchten zwar entgegenkommend sein, benötigen aber klare Grenzen, um Ihren Serviceablauf und die Tischzuteilung zu schützen.

Eine Fallstudie aus der Praxis:In einem trendigen Fischrestaurant wurden die Tische mitten im Service ständig neu arrangiert, weil die Gäste mit mehr Leuten ankamen. Dadurch verzögerten sich die Sitzplätze für spätere Reservierungen. Sie haben eine Richtlinie eingeführt, die besagt, dass Tischänderungen nur dann garantiert sind, wenn sie 4 Stunden im Voraus angefordert werden. Das FOH-Personal wurde darin geschult, unerwarteten zusätzlichen Gästen höflich Sitzplätze in der Bar anzubieten und so den Speisesaal zu schonen.

Reduzierung von Last-Minute-Störungen

• Senden Sie mehrstufige Bestätigungen:Senden Sie 24 Stunden im Voraus eine automatische SMS-Bestätigung und 3 Stunden vorher eine letzte SMS. Bitten Sie sie um eine Antwort, um die genaue Gruppengröße zu bestätigen.
• Erstellen Sie FOH-Skripte für Änderungen:Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit Größenzuwächsen. Verwenden Sie höfliche Skripte: „Wir würden gerne Ihre zusätzlichen Gäste beherbergen, aber unser Speisesaal ist voll ausgelastet.“ Mal sehen, ob wir sie an der Bar unterbringen können.‘
• Legen Sie feste Sperrfristen für verspätete Lieferungen fest:Geben Sie die Tische 15 Minuten nach der Reservierungszeit frei. Wenn sie anrufen und sagen, dass sie zu spät kommen, teilen Sie ihnen mit, dass ihr Tisch maximal 15 Minuten lang freigehalten wird, und tragen Sie sich dann auf die Warteliste ein.
• Anreize für frühe Updates schaffen:Teilen Sie Ihren Gästen mit, dass eine frühzeitige Aktualisierung von Reservierungen Ihnen hilft, ihnen den bestmöglichen Tisch zu bieten. Bauen Sie diese freundliche Kopie in Ihre Reservierungs-E-Mails ein.

Strukturierung von Reservierungslücken und Personalrollen

Wenn es um betriebliche Engpässe geht, ist die erste Fehlerquelle oft der Host-Stand. Wenn Gastgeber nicht in der Ablaufkontrolle geschult sind, setzen sie die Tische zu schnell auf und die Küche wird überflutet. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Reservierungsankünfte in 15-Minuten-Fenstern zu staffeln. Richten Sie außerdem klare Serverzonen ein. Wenn ein Kellner die Cocktails serviert, während ein anderer sich um die Hauptspeisen kümmert, ist die Tischkoordination sauber. Trainieren Sie die Server ständig auf Pre-Bus-Tabellen. Wenn die Gäste nach der Rechnung fragen, sollten nur noch Wassergläser und Dessertteller übrig sein, wodurch sich die Zeit für das Umstellen des Tisches um bis zu 5 Minuten verkürzt.

Die versteckte Falle, die es zu vermeiden gilt

Sagen Sie niemals einfach „Nein“, ohne eine Alternative anzubieten. Wenn Sie ihr Wechselgeld nicht unterbringen können, bieten Sie ihnen Sitzplätze in der Bar oder einen späteren Platz an oder geben Sie ihnen Vorrang für den nächsten verfügbaren Tisch. Halten Sie die Beziehung zu Ihren Gästen positiv.

Umsetzbarer Berater zum Mitnehmen

Reservierungsänderungen in letzter Minute werden immer vorkommen, aber Sie können deren Auswirkungen minimieren. Richtige Kommunikationskanäle und höfliche, feste FOH-Richtlinien sorgen dafür, dass Ihr Service reibungslos läuft.