Mejores prácticas para gestionar reservas en restaurantes

Gestionar las reservas es un delicado acto de equilibrio. Si reserva demasiado, terminará con invitados enojados esperando en un vestíbulo abarrotado. Si no reserva, verá mesas vacías durante las horas pico mientras rechaza a posibles comensales. Un sistema de reservas moderno debería actuar como el cerebro de su comedor, calculando automáticamente las configuraciones de los asientos y manteniendo alta su tasa de ocupación sin sobrecargar su cocina.

Un estudio de caso del mundo real:Echemos un vistazo a un asador popular que depende de reservas telefónicas manuales. Regularmente reservan mesas de 4 pisos para parejas porque carecen de visibilidad de la disponibilidad de asientos en tiempo real. Esto da como resultado una pérdida de capacidad del 50% en esas mesas. Al cambiar a un sistema automatizado que hace coincidir el tamaño del grupo con los tamaños de mesa correspondientes y bloquea 2-tops para parejas, instantáneamente guardan sus 4-tops para grupos más grandes y con mayores gastos, aumentando el gasto promedio nocturno en un 18%.

Principios básicos de reserva

• Implementar la asignación de tablas automatizada:Deje de permitir que los anfitriones asignen tablas manualmente sobre la marcha. Deje que su software de reservas asigne mesas automáticamente según la capacidad, maximizando la ocupación y minimizando los espacios.
• Hacer cumplir una política de puntualidad:Establezca un límite claro de espera de 15 minutos para las reservas. Envíe recordatorios automáticos por SMS a los huéspedes 30 minutos antes de su reserva, recordándoles la política.
• Protege tus asientos:No programe todas las reservas a las 19:00. Alternelos en incrementos de 15 minutos. Esto evita que la cocina y el mostrador del anfitrión se golpeen al mismo tiempo.
• Analice los patrones históricos de reservas:Realice un seguimiento de sus períodos ocupados y lentos. Utilice estos datos para ajustar la cantidad de espacios de reserva disponibles en línea, reservando una parte de sus mesas para visitas sin cita previa en días de mucho tráfico.

Estructuración de las brechas en las reservas y los roles del personal

Cuando se analizan los cuellos de botella operativos, el primer punto de falla suele ser el puesto de acogida. Si los anfitriones no están capacitados en el control del flujo, sentarán las mesas demasiado rápido, inundando la cocina. Es fundamental escalonar las llegadas de reservas en períodos de 15 minutos. Además, establezca zonas de servidores claras. Si un camarero prepara los cócteles mientras otro se encarga de los platos principales, la coordinación de la mesa es limpia. Capacite constantemente a los meseros para que utilicen las mesas previas al bus. Cuando los invitados piden la cuenta, solo deben quedar vasos de agua y platos de postre, lo que reduce el tiempo de reinicio de la mesa hasta en 5 minutos.

El peligro oculto que hay que evitar

Nunca confíes en un solo canal para las reservas. Si sólo acepta reservas por teléfono, se está perdiendo a la mayoría de los comensales modernos que prefieren reservar online. Su botón de reserva debe destacarse en su sitio web y en sus perfiles de redes sociales.

Conclusiones prácticas del consultor

La gestión de reservas se trata de logística, no de suerte. Implemente un software que automatice la disposición de los asientos y establezca reglas claras, y verá que sus mesas permanecen llenas y su personal organizado.