Come ridurre le modifiche della prenotazione dell'ultimo minuto

Un ospite chiama 10 minuti prima della prenotazione per dire che porterà sei persone invece di quattro. O peggio, chiamano per posticipare la prenotazione di un'ora, direttamente nella fascia oraria più trafficata. Le modifiche della prenotazione dell'ultimo minuto interrompono la disposizione del tavolo FOH e causano colli di bottiglia in cucina. Anche se vuoi essere accomodante, hai bisogno di confini chiari per proteggere il flusso del servizio e l'assegnazione dei tavoli.

Un caso di studio nel mondo reale:Un ristorante di pesce alla moda riorganizzava costantemente i tavoli a metà servizio perché gli ospiti arrivavano con persone in più. Ciò ha ritardato i posti per le prenotazioni successive. Hanno implementato una politica secondo cui le modifiche alle tabelle sono garantite solo se richieste con 4 ore di anticipo. Il personale FOH è stato addestrato per offrire educatamente posti a sedere al bar per ospiti extra inattesi, risparmiando il flusso della sala da pranzo.

Riduzione delle interruzioni dell'ultimo minuto

• Invia conferme in più passaggi:Invia un SMS di conferma automatico 24 ore prima e un SMS finale 3 ore prima. Chiedi loro di rispondere per confermare l'esatta dimensione del gruppo.
• Stabilire script FOH per le modifiche:Forma il tuo team su come gestire l'aumento delle dimensioni. Usa script educati: "Ci piacerebbe ospitare i tuoi ospiti extra, ma la nostra sala da pranzo è completamente occupata". Vediamo se riusciamo a farli sedere al bar.'
• Imposta trattenute fisse per arrivo posticipato:Rilascio tavoli 15 minuti dopo l'orario di prenotazione. Se chiamano dicendo che sono in ritardo, informali che il loro tavolo è riservato per un massimo di 15 minuti, dopodiché si iscrivono alla lista d'attesa.
• incentivare gli aggiornamenti anticipati:Fai sapere agli ospiti che aggiornare anticipatamente le prenotazioni ti aiuta a dare loro il miglior tavolo possibile. Inserisci questa copia amichevole nelle tue e-mail di prenotazione.

Strutturare le lacune nelle prenotazioni e i ruoli del personale

Quando si considerano i colli di bottiglia operativi, il primo punto di fallimento è spesso lo stand ospitante. Se i padroni di casa non sono addestrati al controllo del flusso, siederanno ai tavoli troppo velocemente, inondando la cucina. Gli arrivi sconcertanti delle prenotazioni in finestre di 15 minuti sono fondamentali. Inoltre, stabilisci zone server libere. Se un server esegue cocktail mentre un altro gestisce l'alimentazione, il coordinamento del tavolo è pulito. Addestra costantemente i server ai tavoli pre-bus. Quando gli ospiti chiedono il conto, dovrebbero rimanere solo bicchieri da acqua e piatti da dessert, riducendo il tempo di ripristino del tavolo fino a 5 minuti.

La trappola nascosta da evitare

Non dire mai semplicemente "no" senza offrire un'alternativa. Se non puoi accogliere il loro cambiamento, offri loro un posto a sedere al bar, uno spazio successivo o dai loro la priorità per il prossimo tavolo disponibile. Mantieni il rapporto con gli ospiti positivo.

Takeaway del consulente utilizzabile

Le modifiche alla prenotazione dell'ultimo minuto verranno sempre apportate, ma puoi minimizzarne l'impatto. Canali di comunicazione adeguati e politiche FOH educate e ferme manterranno il tuo servizio senza intoppi.